N.B. Het is niet uitgesloten dat er binnen afzienbare tijd wijzigingen worden aangebracht in deze eerste versie (van oktober 2020) van de privacyverklaring van Monumentenwacht Limburg.

Monumentenwacht Limburg (hierna MWL) is verantwoordelijk voor een juiste verwerking van en omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring proberen we zo duidelijk en transparant mogelijk aan te geven welke persoonsgegevens wij verzamelen, hoe we ze beheren en wat we ermee doen (verwerken). Als u naar aanleiding van deze privacyverklaring (of om enige andere reden) vragen heeft op het gebied van persoonsgegevens en privacy, dan kunt u contact met ons opnemen. Aan het einde van deze pagina vindt u de benodigde contactgegevens.

Algemene uitgangspunten voor de omgang met persoonsgegevens
MWL hecht veel waarde aan de privacy van zowel haar abonnees, overige klanten, leveranciers en opdrachtnemers, als haar medewerkers. Daarom gaan we zorgvuldig om met persoonsgegevens. MWL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt onder meer met zich mee dat wij:

• persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor zij zijn verstrekt (verderop meer hierover);

• alleen die persoonsgegevens verwerken die voor het desbetreffende doel noodzakelijk zijn;

• waar dit vereist of gepast is, aan de betrokkene uitdrukkelijk toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor het realiseren van het doel / de activiteiten waarvoor de gegevens zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van de rechten van onze relaties omtrent persoonsgegevens, dat wij deze rechten respecteren en dat wij betrokkenen waar toepasselijk op hun rechten wijzen.

Persoonsgegevens van opdrachtgevers en opdrachtnemers
MWL verzamelt, beheert en verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers (waaronder abonnees) en opdrachtnemers (waaronder leveranciers) in algemene zin in het belang van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, en meer in het bijzonder ten behoeve van de volgende activiteiten:

• het toetsen of een potentiële relatie in aanmerking komt voor het aangaan van een zakelijke overeenkomst;

• het doen van uitnodigingen aan potentiële opdrachtnemers tot uitvoering van een opdracht;

• het doen van aanbiedingen aan potentiële opdrachtgevers voor uitvoering van een opdracht;

• het tot stand brengen van een zakelijke overeenkomst;

• het uitvoeren of laten uitvoeren van een zakelijke overeenkomst;

• het onderhouden van noodzakelijke en aanvullende contacten (relatiebeheer);

• het voeren van een administratie;

• het innen van vorderingen dan wel het doen van betalingen;

• het (doen) uitvoeren van crediteuren- en debiteurencontroles;

• het faciliteren van accountantscontroles;

• het bepalen van strategie en beleid van de eigen organisatie;

• het ontwikkelen van producten en diensten;

• het realiseren van (direct) marketingdoelen;

• het behandelen van vragen, klachten en geschillen;

• het verrichten van analyses ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden;

• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Grondslag voor het verzamelen, beheren en verwerken van de gevraagde persoonsgegevens is het faciliteren, uitvoeren en afronden van een zakelijke overeenkomst (zoals een abonnement voor periodieke inspectie of een opdracht tot het verlenen van diensten), alsmede het optimaliseren van de bedrijfsvoering.
Ten behoeve van de hiervoor genoemde activiteiten kan MWL de volgende persoonsgegevens vragen:

• voornaam;

• tussenvoegsel;

• achternaam;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• geslacht.

MWL bewaart de verstrekte persoonsgegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna, uitsluitend in de financiële administratie, gedurende maximaal 7 jaar.

Persoonsgegevens van medewerkers
MWL verzamelt, beheert en verwerkt persoonsgegevens van medewerkers ten behoeve van de volgende activiteit:

• het uitvoering geven aan de arbeidsovereenkomst.

Grondslag voor het verzamelen, beheren en verwerken van deze persoonsgegevens is de arbeidsovereenkomst.
Ten behoeve van de hiervoor genoemde activiteit kan MWL de volgende persoonsgegevens vragen:

• voornaam;

• tussenvoegsel;

• achternaam;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• geboortedatum;

• salarisgegevens;

• kopie ID;

• BSN-nummer;

• bankgegevens.

MWL bewaart de verstrekte persoonsgegevens gedurende de looptijd van de arbeidsovereenkomst en daarna, uitsluitend in de financiële administratie, gedurende maximaal 7 jaar.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
MWL kan aan haar beschikbaar gestelde persoonsgegevens onder voorwaarden verstrekken aan derde partijen. Deze voorwaarden houden in dat de gegevens uitsluitend dienen om een of meer van de eerder beschreven activiteiten te realiseren en dat verstrekking van de gegevens wettelijk is toegestaan. MWL maakt bijvoorbeeld gebruik van een derde partij voor:

• het verzorgen van de financiële administratie;

• het verzorgen van informatiebladen, brochures en uitnodigingen.

Met de desbetreffende partij worden afspraken gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
Daarnaast verstrekt MWL persoonsgegevens indien dit wettelijk verplicht is. Het gaat dan om overheidsinstanties of aan de overheid gerelateerde instellingen.
MWL verstrekt nooit persoonsgegevens aan partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten.

Links naar andere websites
Op de websites van MWL zijn links naar websites van andere partijen opgenomen. MWL draagt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze partijen met persoonsgegevens omgaan. Als het goed is, bevat de gerelateerde website een privacyverklaring. Op basis daarvan kunt u desgewenst bepalen of u zich kunt vinden in het privacybeleid van de desbetreffende partij.

Beveiliging
MWL heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen houden onder meer in:

• dat alle personen die namens MWL kennis kunnen nemen van persoonsgegevens, gehouden zijn aan geheimhouding hiervan;

• dat al onze geautomatiseerde systemen zijn beveiligd door middel van een gebruikersnaam en een wachtwoord;

• dat al onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent persoonsgegevens
Als relatie van MWL hebt u recht op inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Daarnaast heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of, in uw opdracht, aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.
Als wij uw persoonsgegevens beheren en verwerken op basis van door u expliciet verleende toestemming, dan heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens, dan verzoeken wij u vriendelijk doch dringend hierover contact met ons op te nemen. Wij zullen vervolgens alles in het werk stellen om uw klacht naar ieders tevredenheid af te handelen. Als dit onverhoopt niet lukt, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen
MWL behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring.

Vragen en opmerkingen

Als u vragen en/of opmerkingen heeft in verband met ons privacybeleid, dan kunt u deze kenbaar maken door:

• een e-mail te sturen naar info@monumentenwachtlimburg.nl;

• een brief te sturen naar: Monumentenwacht Limburg, Boschstraat 45 6211 AT Maastricht.